O Conhecimento de Transporte Eletrônico ou apenas CTe, é um documento responsável por comprovar e documentar a prestação de serviços de transportes.
Para que a sua empresa entenda todas as características e usos do documento, a Gestran preparou um guia completo sobre CTe.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento eletrônico usado para comprovar e documentar a prestação de serviços de transporte.
O mesmo deve ser utilizado em qualquer modal de transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
Em relação a sua validade jurídica, ela se dá pela assinatura digital do emitente.
Ressaltando que, o documento é válido em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal.
Atualmente, existem vários tipos de CTe disponíveis para emissão, todavia, cada um apresenta uma função distinta.
Por esse motivo, é fundamental que a empresa de transporte saiba qual deles precisa emitir para que não tenha problemas futuros.
Conheça os tipos CTe as características de cada um:
A versão mais comum do documento é usada para registrar todos os serviços de transporte intermunicipal.
Ou seja, entre cidades diferentes, independente do tipo de modal que ele é feito.
Com relação a este tipo de documento fiscal algumas informações são obrigatórias para a emissão, separadas da seguinte forma:
Além dessas informações, alguns dados são obrigatórios para cada um dos tipos de modais.
Por exemplo, na opção rodoviária é fundamental a apresentação do RNTRC (Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga).
Já em relação ao aquaviário, é exigido a informação do porto de embarque e de destino.
Assim que o CTe for autorizado pela Secretaria da Fazenda, ele não pode sofrer nenhum tipo de alteração.
Isso quer dizer que, qualquer modificação feita no conteúdo após a aprovação invalida a assinatura digital e, consequentemente, o documento fiscal.
Por tanto, se a transportadora encontrar algum erro no Conhecimento de Transporte, o indicado é cancelar o CTe com erros e emitir um novo com os dados certos.
Em geral, ele só pode ser cancelado num prazo de 7 dias a partir da data de sua emissão.
Porém, como esse período pode mudar de acordo com o estado em que a empresa é cadastrada, a melhor opção é a de procurar pelo SEFAZ e confirmar a informação para não ter retrabalho.
Essa opção só pode ser emitida pela empresa quando há o objetivo de aumentar o valor do serviço (frete) inicial ou complementar o valor do ICMS.
Em resumo, isso significa que nenhuma outra informação pode ser alterada, somente os valores descritos e a data.
Ressaltando que, esse tipo de CTe não pode ser usado para acrescentar dados a um documento cancelado ou anulado.
Com relação as transportadoras que optam por usar esse tipo de Conhecimento de Transporte Eletrônico, ela deve selecionar a opção “CTe de Complemento de Valores” no campo “Finalidade de Emissão”.
Assim que realizada a emissão, o documento deve ser novamente enviado aos que estiveram envolvidos na operação.
Desta forma, todos podem incluir a diferença em seus registros fiscais e evitar discrepância de informações.
Já com relação ao CTe de Substituição e Anulação, seu uso é indicado para situações em que o emissor não pode cancelar ou enviar uma carta de correção.
Esse documento permite que o valor pago em tributações seja restituído na apuração.
Vale ressaltar que o prazo para a emissão desse documento é de até 60 dias após o lançamento do primeiro.
Todavia, a emissão do CTe de Substituição e Anulação é exclusiva para os casos em que o valor cobrado é maior do que deveria.
Porém, para esse novo documento ser validado é preciso seguir os seguintes passos:
De acordo com a Secretaria da Fazenda, o CTe pode substituir os seguintes documentos impressos:
Ao contrário da nota fiscal que abrange uma ampla variedade de empresas, o CTe só é obrigatório para negócios que trabalham com o transporte rodoviário, dutoviário, aéreo, ferroviário e aquaviário.
Com relação as empresas de transporte rodoviário, é necessário que ela esteja relacionada ao anexo único, ou seja, cadastradas com regime de apuração normal no ICMS (lucro real ou presumido) ou optantes pelo regime do Simples Nacional.
Essas empresas também podem ser registradas como operadoras no Sistema Multimodal de Cargas.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento obrigatório para todas as empresas que trabalham com o transporte de cargas.
Em outras palavras, isso significa que a não emissão do CTe é uma prática ilegal que pode acarretar em alguns problemas:
Além da obrigatoriedade e de sua funcionalidade, o Conhecimento de Transporte Eletrônico também oferece diversos benefícios.
Para facilitar, as vantagens foram separadas por grupos:
Como o documento é emitido e armazenado digitalmente, não há necessidade de imprimir várias vias, apenas aquela que acompanhará a carga no ato do transporte.
Com isso, o custo com papel e impressão cai drasticamente, e também não há necessidade de adquirir pastas e nem móveis para fazer a armazenagem do CTe.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento totalmente digital.
Portanto, o processo de organização desse documento é muito mais simples.
Se houver a necessidade de procurar por determinado CTe, a busca fica mais rápida e simples.
Outra vantagem do CTe é a facilidade que ele oferece na hora da fiscalização de mercadorias em Postos Fiscais de Fronteira.
Sendo assim, o tempo de parada nesses locais é consideravelmente menor.
A emissão manual de um documento fiscal aumenta as ocorrências de erros de preenchimento.
O CTe diminui as chances desses lapsos acontecerem.
Segundo a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), as empresas que desejam trabalhar com o CTe devem:
Vale ressaltar que, se a transportadora tiver unidades em outros estados, ela deve solicitar o credenciamento no SEFAZ de cada uma das regiões.
Ele funciona como a assinatura digital da empresa e garante que o documento foi emitido por um CNPJ credenciado e autorizado para isso.
O certificado digital deve ser emitido pela Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR.
Empresas de transporte e logística podem a realizar a emissão de documentos fiscais como o CTe por meio de um TMS.
A transportadora pode optar por módulos mais simples, ou ainda escolher os que atendem às suas necessidades, por exemplo, Compras, Gestão de Pessoas, TMS, entre outros.
Alguns dados devem constar obrigatoriamente no Conhecimento de Transporte Eletrônico. Entre os principais, destacam-se:
Nesta área devem ser adicionadas todas as informações sobre quem emite o documento fiscal.
Em alguns casos, como quando a transportadora não coleta o item diretamente no remetente (CTe de Redespacho ou Subcontratação), os dados sobre a empresa que forneceu a carga devem ser registrados no campo “Dados do Expedidor”.
O emissor do CT-e pode ser a transportadora, o remetente, o expedidor e o tomador.
Aqui é inscrito o CPF ou CNPJ de quem vai receber o Conhecimento de Transporte Eletrônico.
O destinatário pode ou não ser o recebedor da mercadoria, e, caso seja diferente, os dados deste devem ser informados em campos próprios.
As informações referentes aos documentos fiscais também são obrigatórias, entre elas:
As informações do veículo e condutor só são obrigatórias quando a carga é do tipo “lotação” (ocupa toda a capacidade do automóvel).
Nesses casos os dados que devem ser descritos são os seguintes:
Com relação ao motorista, as informações necessárias são apenas o nome completo e CPF.
Embora seja possível emitir um CTe sem o valor total do serviço, ele é uma das informações mais importantes do documento.
É com base nesse número que a empresa pode cobrar o seu cliente, assim como, administrar as suas movimentações financeiras.
Cada modal de transporte tem o seu próprio campo obrigatório na emissão do CTe, sendo:
Para o principal meio de transporte do Brasil é obrigatório apresentar o RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga).
Lembrando que, ele deve ser preenchido com 8 dígitos, assim como, a empresa também pode associar até 10 ordens de coleta no mesmo documento.
Em um bom sistema de emissão há a opção de cadastrar previamente todo os veículos da frota.
Com relação as empresas de transporte que trabalham com o modal aéreo, as mesmas devem informar a data prevista de entrega, a classe, valor da tarifa e as informações de manuseio da carga.
A empresa também pode complementar o documento com alguns dados opcionais, como:
Para esse modal, os dados obrigatórios são:
A transportadora que trabalha com navios pode escolher informar no CTe o número de viagens e identificar até 3 balsas no documento.
Em geral, as cargas que são transportadas por esse modal vêm em grandes quantidades e têm um valor agregado mais baixo.
Obrigatoriamente a empresa precisa preencher os campos:
A identificação do trem é opcional.
Conhecido também como tubular, quem trabalha com esse tipo de modal precisa informar a data inicial e final da prestação de serviço.
O campo “valor da tarifa” é opcional.
O multimodal serve para as transportadoras que usam dois ou mais tipos de transporte na mesma transação.
Por exemplo, quando parte da mercadoria vai pelo modal aquaviário, como também, pelo rodoviário.
A empresa que opta por essa operação deve prestar atenção nos seguintes campos obrigatórios no CTe:
Apesar do CTe não demandar um espaço físico para a sua armazenagem, é importante que, pelo menos digitalmente, o documento seja guardado.
O armazenamento do Conhecimento de Transporte mantém a empresa em dia com as suas responsabilidades fiscais e contábeis.
Desta forma, não será surpreendida em uma possível fiscalização ou correndo o risco de ser multada.
Para não precisar guardar uma pilha de papéis ou ocupar a memória do computador, muitas transportadoras optam por um sistema de emissão do CTe que também cuida dessa tarefa.
O módulo TMS da Gestran, oferece ao negócio todo o suporte para administrar os documentos fiscais.
Assim como, a opção de consultar e fazer download automático direto do SEFAZ, de buscar rapidamente os CTes e, exportar os principais dados para Excel.
Quem opta por utilizar a ferramenta também para o armazenamento e controle dos documentos fiscais tem algumas vantagens:
Desde 2016 a Secretaria da Fazenda suspendeu a emissão gratuita de CTE para as empresas.
A atitude fez com que as transportadoras procurassem por outros meios para realizar a emissão do documento fiscal.
Todavia, antes de decidir por um sistema emissor, a empresa precisa tomar alguns cuidados, assim como averiguar as funcionalidades disponíveis pelo software.
Por exemplo, algumas ferramentas exigem que sejam inseridos todos os dados manualmente, deixando o processo muito mais trabalhoso e suscetível a erros.
Para que a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico seja feito de forma automática e segura, o indicado é usar um TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) da Gestran.
A integração permite que as informações presentes no CTe, MDFe ou NFSe sejam aproveitadas por outros módulos da ferramenta principal, assim como faturar automaticamente os documentos fiscais.
Um bom sistema de emissão do CTe apresenta algumas funcionalidades, como:
Esse controle é essencial dentro de empresas de transporte e logística que possuem uma alta movimentação de cargas.
O módulo TMS da Gestran oferece além da emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, inúmeras outras funcionalidades que otimizam processos e contribuem para o crescimento saudável da empresa.
A ferramenta tem como principal objetivo melhorar a produtividade de todos os processos de transporte e logística da empresa.
Por isso, ela disponibiliza uma integração que permite ao gestor acompanhar as operações nas mais diversas áreas, como por exemplo: comercial, operacional, gestão de pessoas e financeira.
A integração com o Gestran TMS permite inclusive que os dados presentes no CTe sejam adaptados para outros departamentos da transportadora.
Para saber como o sistema TMS pode contribuir com a sua empresa, solicite uma demonstração gratuita do sistema através do formulário do site.
Basta clicar aqui e preencher suas informações.
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