O controle de despesas ou gestão de despesas de frota refere-se ao processo de monitorar, controlar e otimizar todos os gastos relacionados à operação de veículos em uma empresa. Isso inclui despesas como combustível, manutenção, seguro, depreciação e muito mais. O objetivo é garantir que essas despesas sejam controladas e reduzidas sempre que possível, contribuindo para a eficiência operacional e financeira da empresa.​​

O Sistema de Gestão de Frotas da Gestran faz uma análise inteligente de todas as despesas registradas da frota, identificando desproporcionalidades e  promovendo a redução intuitiva de custos.

Iniciar a gestão de despesas requer um processo estruturado. Aqui estão os passos essenciais para começar:

• Avaliação inicial: Analise os custos atuais da frota para entender onde estão os maiores gastos.
• Estabeleça metas: Defina metas específicas para redução de despesas e melhoria da eficiência.
• Implemente tecnologia: Adote softwares de gestão e sistemas de rastreamento.
• Treinamento: Certifique-se de que sua equipe esteja treinada para utilizar as ferramentas tecnológicas e compreender a importância da gestão de despesas.
• Monitoramento contínuo: A gestão de despesas é um processo contínuo. Monitore constantemente os resultados e faça ajustes conforme necessário.

Na Gestran, todo esse processo se torna mais fácil e intuitivo por meio do Sistema de Gestão de Frota, integrando todos os custos da Frota e disponibilizando um Controle assertivo de cada centavo.

As despesas de uma frota podem variar, mas geralmente incluem:

• Combustível: Uma das maiores despesas para a maioria das frotas.
• Manutenção: Inclui reparos, troca de óleo, pneus e outras despesas relacionadas à manutenção dos veículos.
• Seguro: O custo do seguro de frota pode ser significativo.
• Depreciação: A depreciação do valor dos veículos ao longo do tempo.
• Peças de Reposição: Itens como peças de reposição e acessórios podem ser despesas recorrentes.

O Módulo de Controle de Despesas da Gestran pode auxiliar na análise de cada custo da frota, identificando por meio de indicadores a estratégia mais custo-benefício.​

​A gestão de despesas é crucial para qualquer empresa que dependa de uma frota de veículos, independentemente do tamanho da frota. Alguns dos principais motivos para sua importância incluem:

• Redução de Custos: Identificar oportunidades de economia, representando uma economia substancial a longo prazo.
• Maior Controle Financeiro: Proporciona um maior controle sobre os gastos da empresa, permitindo decisões mais informadas.
• Agilidade Operacional: Operações da frota se tornam mais ágeis, atendendo às demandas dos clientes de forma mais rápida e eficaz.
• Segurança: Veículos bem mantidos têm menos probabilidade de sofrer falhas mecânicas, aumentando a segurança.

O módulo de Controle de Despesas do sistema de Gestão de Frota da Gestran irá colaborar no controle minucioso de todos os custos e despesas que envolvem a frota, identificando os maiores custos e as melhores oportunidades de redução.

Alguns indicadores-chave a serem monitorados incluem:

• Custo por Quilômetro (CPK): Calcula o custo médio para percorrer um quilômetro.
• Consumo de Combustível por Quilômetro: Avalia a eficiência no consumo de combustível.
• Taxa de Manutenção Preventiva: Mede a frequência com que a manutenção preventiva é realizada.
• Tempo de Inatividade da Frota: Avalia o tempo em que os veículos ficam parados.

Com o módulo de Controle de Despesas do  sistema de Gestão de Frota da Gestran é possível analisar relatórios de cada indicador para a tomada de decisão na gestão de despesas

Com o módulo de Controle de Despesas, a Gestran proporciona uma análise detalhada e completa de entradas e saídas, o gestor poderá identificar cada aspecto que está aumentando as despesas da frota. A partir da visão completa dos custos da Frota, é possível analisar as melhores práticas para atingir o custo-benefício.