O sistema ERP tem revolucionado a forma que as organizações administram os seus departamentos.
Para empresas de transporte e logística, ele oferece um leque de ferramentas que otimizam e gerenciam processos com precisão, contribuindo com o crescimento da corporação.
Entenda como funciona o ERP para transporte e logística e quais os benefícios que ele pode trazer.
O que é Sistema ERP?
A palavra ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning. Em português, significa Planejamento dos Recursos da Empresa.
Por meio da ferramenta, o gestor de frota automatiza e monitora importantes processos da empresa.
Como emissão de documentos, controle da frota, custos, receitas e despesa, históricos dos clientes, entre outros procedimentos logísticos.
Uma das principais vantagens da utilização do ERP para empresas de transporte de cargas é a integração entre as informações.
Por meio dele, diferentes departamentos podem compartilhar dados de maneira segura e eficaz.
Um exemplo prático seria quando o departamento de gestão de frotas informa, em tempo real, ao departamento de compras a necessidade de adquirir itens para a manutenção dos veículos.
A integração permite que a empresa tome decisões mais seguras, preveja possíveis cenários, encontre gargalos, otimize recursos e processos, e potencialize as chances de sucesso do negócio.
Entre os principais controles dentro de um sistema ERP para transporte e logística, destacam-se:
- Criação de Perfil de Usuários;
- Cadastro de Empresas;
- Cadastro de Usuários;
- Cadastro de Vendedores;
- Cadastro de Clientes;
- Cadastro de Fornecedores;
- Cadastro de Veículos;
- Cadastro de Produtos;
- Cadastro de Serviços;
- Cadastro de Bancos;
- Criação de Orçamentos;
- Faturamento;
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
- Fluxo de Caixa;
- Geração de Boletos de Cobrança;
- Baixas de Títulos a Receber;
- Consulta ao Extrato Bancário;
- Consulta ao Balanço e DRE;
- Controle de Estoque;
- Controle de Produção;
- TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte).
Como o Sistema ERP é dividido?
O Sistema ERP é dividido por módulos que refletem dois tipos de visões:
- Visão Departamental – Este tipo de visão mantém todos os processos de cada setor dentro da mesma tela, facilitando o trabalho do gestor e o controle sobre as operações.
Nesta opção as pessoas envolvidas em um departamento não conseguem acessar as informações de outros departamentos.
Por exemplo, o departamento operacional não acessa as informações do departamento administrativo.
- Visão por Segmento – Ao avaliar os segmentos dentro da empresa, podemos observar que cada um tem as suas particularidades.
Ao contrário da visão departamental que atende uma especificação mais ampla, a por segmento é direcionada para análises e visões de áreas determinadas.
Qual o objetivo do Sistema ERP para transporte e logística?
O principal objetivo da ferramenta é organizar e otimizar os processos dentro da empresa de transporte e logística.
Um ERP registra todos os dados referentes a clientes, fornecedores, colaboradores, produtos, vendas, compras, pagamentos e impostos.
O software também atua como um integrador de operações e informações, mantendo todos os dados da empresa armazenados e seguros.
Principais benefícios do Sistema ERP
Quando implementado, o Sistema ERP para transporte e logística oferece diversos benefícios às empresas:
- Redução de custos: além dos custos operacionais relacionados a processos manuais e papéis, a utilização do ERP possibilita uma maior assertividade nos processos gerando economia para a empresa.
- Redução de gargalos: com a visão macro do negócio, é possível identificar falhas e solucioná-las antecipadamente;
- Aumento de produtividade: a automatização dos processos manuais melhora o fluxo de trabalho e garante o aumento da produtividade.
- Otimização dos processos operacionais e administrativo: atividades antes realizadas manualmente agora são otimizadas de forma segura e automatizada.
- Aumento em receita/lucro: ao enxergar o negócio como um todo e identificar com antecedência pontos de melhoria, realizar um planejamento proporciona o aumento de receita de maneira consistente.
- Melhoria na logística: a melhora na logística se dá devido a visão em tempo real de todas as movimentações no negócio.
- Melhorias em processos de manutenção: com todos os processos e atividades automatizados, fica mais fácil detectar pontos de melhorias e fazer com que todas as atividades da transportadora fluam de maneira saudável.
- Entrega no prazo: o cliente é o maior beneficiado em relação ao uso de um sistema ERP.
Toda a automatização de trabalho permite acompanhar as etapas e garantir que os produtos sejam entregues em dia para os clientes.
Principais módulos do sistema ERP para transporte
O ERP é um sistema completo e conta com diversos módulos, que podem ser personalizados para cada perfil de empresa.
Alguns dos módulos disponíveis:
1. Emissor de CT-e e MDF-e
Todas as empresas que trabalham com transportes de carga precisam emitir documentos fiscais eletrônicos obrigatórios, como o CT-e e o MDF-e.
Como a emissão dessas notas são rotineiras dentro de uma transportadora, o tempo perdido e o risco de acontecer algum erro ou perca de dados é bastante alto.
Com um Sistema ERP para transporte e logística, essas preocupações são praticamente nulas, já que o sistema emite automaticamente esses documentos eletrônicos.
2. Controle de Frotas
O módulo de Controle de Frotas oferece ao gestor o controle total e absoluto sobre todos os veículos que, de alguma forma, prestam serviço de transporte, sejam eles da própria empresa ou terceirizados.
Uma boa gestão de frotas permite serviços melhores aos clientes.
A ferramenta possibilita controlar e otimizar de reparos nos veículos.
Como manutenções preventivas, manutenções periódicas, controle de combustível e monitoramento em tempo real do automóvel.
3. Sistema TMS
TMS é o sistema de Gerenciamento de Transporte, responsável por controlar operações relacionadas ao transporte de carga, como:
- despesa e lucro de cada uma das viagens
- pagamento automático para condutores terceiros (CIOT)
- gestão de possíveis multas de trânsito
- emissão de ordem de coleta
- programação de viagem
- cálculo automático do frete
4. Gestão Financeira
A Gestão Financeira aperfeiçoa processos relacionados à movimentação financeira da empresa, contas a pagar e receber, fluxo de caixa e cobrança escritural.
5. Módulo de Logística
Muitas transportadoras, além de administrarem a frota, precisam cuidar do armazenamento e estoque de itens.
Toda essa movimentação é feita por um departamento, conhecido como logística.
Por isso, é tão fundamental que o Sistema ERP para transporte e logística também inclua um módulo focado em automatizar os processos de logística.
O Sistema ERP para a logística
O Sistema ERP é fundamental para a logística de transportes e fretes na transportadora.
O setor, considerado um dos mais complexos dentro de uma transportadora, exige atenção e monitoramento para ser assertivo em suas rotinas.
Entre as principais vantagens que esse software oferece ao setor de logística, estão:
1. Facilita a coordenação e controle de processos
Com um Sistema ERP todos os processos internos são automatizados, acabando com a demora nos processos e prevenindo alguns erros decorrentes de atividades manuais a partir do uso de planilhas e anotações em papel, por exemplo.
Ao adotar o software para a área de logística, todo o setor e estoque ficam organizados no sistema.
Assim, a transportadora ganha tempo na gestão, já que as operações se tornam padronizadas e centralizadas, facilitando o acesso aos funcionários liberados e gestores.
2. Permite a gestão de pedidos de compras
Uma das funcionalidades do ERP é a gestão de estoque para transportadora.
Pensando no setor de logística, esse módulo permite que o gestor da área tenha total controle sobre todos os pedidos de compra solicitados aos fornecedores.
O software mostra a data de cada pedido de compra, se o serviço foi feito de forma satisfatória e se foi entregue dentro do prazo estimulado.
A ferramenta serve para avaliar se os parceiros comerciais cumprem aquilo que promete ou se é necessário buscar novos fornecedores.
3. Armazena e distribui informações
Em épocas que a demanda fica muito alta na transportadora, erros podem facilmente passar despercebidos.
Como o ERP faz um checklist de verificação, otimizado para atender todas as demandas da transportadora, esse tipo de problema diminui e os erros são reduzidos de forma significativa.
4. Melhora o controle de estoque
Ao adotar o ERP, você consegue saber com exatidão quais produtos saem do estoque com maior frequência e quais não possuem alta demanda.
Sendo assim, é possível prevenir desperdícios e perdas de produtos.
Existe ainda a opção de alertas de estoque mínimo, configurada de acordo com a política do usuário.
Quando o usuário estiver realizando a movimentação de um item que está com saldo abaixo do mínimo, por exemplo, um alerta é emitido na tela.
5. Atualização automática
Por ser um sistema inteligente, possui atualizações automáticas que acompanham alterações na legislação brasileira e buscam otimizar, ainda mais, os processos.
6. Rastreamento de veículos
O Sistema para transportadora permite que você rastreie e acompanhe, em tempo real, todos os veículos da sua frota.
Vale ressaltar que esta funcionalidade só está disponível se você integrar o seu rastreador veicular ao ERP Gestran.
A função garante maior segurança ao negócio e ao condutor.
Afinal, se uma parada brusca e não programada for feita, o gestor automaticamente entra em contato com o motorista do caminhão e toma as atitudes necessárias de acordo com o problema.
Também é possível acompanhar cargas refrigeradas e ser alertado caso os limites de temperatura apresentarem anomalias, garantindo a integridade dos alimentos.
Esse controle também permite que o gestor acompanhe em tempo real o caminho realizado pelo condutor.
Assim consegue saber se aconteceu algum desvio de rota ou parada com tempo excessivo.
7. Escolha de rotas
Com o controle total sobre a frota e as rotas, fica muito mais fácil descobrir quais são os melhores trajetos para o veículo seguir.
Se o caminho X é mais curto, mas nele o risco de acidente e depreciação do automóvel é maior devido às condições da estrada, o indicado é o condutor pegar o caminho Y e garantir uma economia a longo prazo, além de assegurar a segurança do condutor que está atrás do volante.
8. Controle sobre todos os custos
O Sistema ERP para transporte e logística também permite que o gestor acompanhe quanto cada veículo e motorista gasta no trajeto, seja em combustível ou desgaste dos pneus.
Com o cruzamento dessas informações é possível ter o controle total sobre todos os custos, e assim, pensar em situações que podem melhorar a rentabilidade e lucro do negócio.
9. Emissão de relatórios
Outra vantagem do software é a emissão automática de relatórios.
Assim, o gestor consegue acompanhar e mensurar os dados referentes ao setor de logística, além de encontrar possíveis gargalos e trabalhar para melhorar os pontos fracos.
Como saber se preciso de um sistema ERP para transporte e logística?
Investir em um sistema ERP traz diversos benefícios às empresas, promovendo a automatização de tarefas, fazendo um melhor aproveitamento do tempo, reduzindo custos e aumentando o lucro das empresas.
Mas como saber se a minha empresa de transporte precisa de um sistema ERP?
Se a empresa se identifica com os pontos abaixo, o ERP para transporte e logística pode ser uma boa opção.
- Empresários que planejam expandir os negócios precisam ter total controle dos processos da transportadora.
Como estoque, fluxo de caixa, emissão de documentos, entre outros setores que comprometem o desempenho da empresa.
- Diminuir ou evitar erros nos departamentos. As falhas, em sua maioria, ocasionam a perda de dinheiro nas corporações.
- Falta de padronização nos processos.
Se cada departamento segue um protocolo para a realização de tarefas, o risco de erros é maior.
Além de poder gerar problemas na continuidade do trabalho. Todos os setores da transportadora precisam falar a mesma língua.
- Passar confiança aos clientes. Quando o cliente sabe que uma empresa possui um sistema de gestão para transporte e logística, ele se sente mais seguro em fechar negócio com ela, já que, tem mais garantia de organização e segurança em ter prazos cumpridos.
- Cumprir com as obrigações legais. Empresas de transporte e logística precisam seguir uma rigorosa emissão de documentos e declarações a respeito de seus serviços.
Com um sistema ERP, é muito mais fácil ter controle de toda a documentação que deve ser emitida e seus prazos.
Como escolher os módulos de um sistema ERP
São diversos os módulos dentro de um sistema ERP, sendo que cada um é focado em uma área específica da empresa de transporte.
Com isso, cabe às empresas selecionarem os que mais atendem às suas necessidades e vão suprir demandas que precisam de automatização.
Para saber quais se encaixam perfeitamente para os processos da corporação, é possível solicitar uma demonstração gratuita e testar cada uma das funcionalidades.
Custo de um ERP de transporte e logística
Por ser modular, o ERP de transporte e logística se torna mais barato que outras ferramentas.
A empresa paga apenas os módulos que realmente precisa.
O sistema é implantado por profissionais capacitados e tem à disposição uma equipe profissional para dar todo o suporte necessário.
No momento de escolher o fornecedor, é importante buscar empresas que promovam melhorias tecnológicas constantes.
Desta forma, sua empresa tem o melhor aproveitamento do sistema.
Com a automatização e otimização dos processos, a empresa ganha aumentando a eficiência, identificando e corrigindo falhas, e aumentando a rentabilidade.
Estas economias, ao longo do tempo, pagam o sistema e ainda geram lucro para a corporação.
Para qual tipo de empresa é indicado o ERP?
O ERP para transporte e logística é destinado para empresas de médio e grande porte que possuam frotas de veículos.
Como características, estes negócios possuem um grande fluxo de demandas e processos, além de precisarem cumprir com as leis vigentes para a categoria.
Entre os principais ramos de atuação que necessitam do sistema de gestão para transportadoras estão:
- Carga Fracionada;
- Container;
- Carga Líquida;
- Distribuição;
- Carga Fechada;
- Câmaras Frias;
- Carga Pesada;
ERP para transporte e logística é seguro?
Sua empresa sofre hoje com a falta de organização das informações e perde dados e documentos importantes?
O Sistema de ERP para transporte e logística é ideal para trazer equilíbrio e segurança.
Por ser um sistema personalizado e fechado apenas para a sua empresa, traz a garantia de ter as informações preservadas em um sistema que só pessoas autorizadas possuem acesso.
Além disso, é possível dividir os acessos, habilitando o acesso de cada dashboard para uma equipe específica.
ERP Gestran: todas as soluções que sua empresa de transporte precisa
O Sistema de ERP para transporte e logística é importante para a otimização dos processos, redução de custos e aumento na receita da empresa.
O Gestran ERP tem como objetivo integrar os departamentos e automatizar as operações que envolvem a sua transportadora.
Entre os módulos que a Gestran oferece, estão:
- TMS – É um software que procura melhorar a qualidade e a produtividade de todo o processo de transporte e logística;
- Logística – Monitora todas as operações, controla o posicionamento dos veículos, rastreia as cargas e monitora.
- Controle de Frota – Realiza a manutenção de forma preventiva, preditiva e corretiva por km percorrido, hora e data.
- Business Intelligence – Analisa indicadores e dados para trabalhar os pontos fortes da empresa, encontrar gargalos e transformar os pontos fracos em oportunidades.
- Gestran Intelligence – Acompanha em tempo real os indicadores de todos os setores e processos de empresa por meio de um painel de gestão.
- Gestão Financeira – Gerencia toda a movimentação financeira, como contas a pagar e receber, aprovação de títulos, controle de adiantamentos e fluxo de caixa.
- Compras – Administra o processo de compras da transportadora, como a requisição, cotação e ordem de compra.
- CRM – Registra, monitora e administra as ações de seus colaboradores. Podendo acompanhar metas de vendas, orçamentos e propostas.
- Suprimentos – Controla o almoxarifado da transportadora e autoriza a movimentação de materiais, estoque, peças, carga, consumo de combustível.
- Gestão de Pessoas – Administra treinamentos para desenvolvimento e qualificação de colaboradores. O módulo ainda permite registrar ocorrências e controlar os pontos de carteira de habilitação de cada um dos motoristas.
- Custos – Gerencia o vencimento de documentos de automóveis, colaboradores, licenças, alvarás, certificações, laudos técnicos e de equipamentos de segurança.
- EPI’s e Docs – Integra a gestão de custos com o módulo de compras e financeiro.
Controle das viagens de cada veículo
- Automação de Docs – O RAD envia automaticamente documentos fiscais emitidos para todos os envolvidos na operação.
- Controle de Pneus – Acompanhe como está todos os pneus da sua frota.
A funcionalidade ainda permite identificar as condições de uso de cada um deles.
Assim como gerenciar a sua vida útil, além de controlar reformas e manutenções.
- Controle de Combustível – Confira em tempo real quais foram os abastecimentos da sua frota, e, tenha acesso a indicadores importantes, como ranking de consumo por veículo e condutor.
O Sistema ERP para transporte e logística oferece soluções completas para as empresas.
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