O setor de transportes está diretamente ligado ao cenário econômico do país.
E, para reduzir os custos logísticos e melhorar a qualidade nos serviços ofertados, muitas empresas que atuam nesta categoria estão inovando na sua forma de trabalhar.
Pensando nisso, a Gestran trouxe um guia com as diferenças entre embarcador e transportador, suas características distintas e como atuar com cada um.
O embarcador é o responsável pela mercadoria e precisa dispor de uma forma para deslocar a carga entre dois pontos.
Já o transportador é responsável por trafegar os produtos do local de saída até o ponto de chegada.
Apesar de serem características parecidas, as funções entre os dois é distinta.
O módulo TMS (Sistema de Gestão de Transporte e Logística) por exemplo, atua de forma diferente para as duas modalidades.
Para o embarcador, em que as decisões estão muito ligadas à escolha dos meios de transporte, o sistema tem como principal função o acompanhamento dos trajetos.
Por outro lado, o transportador precisa de um sistema mais completo, em que se controle os outros departamentos da empresa, como comercial, financeira e operacional.
Outra diferença está na responsabilidade fiscal dos dois.
Enquanto o embarcador tem como responsabilidade tratar diretamente da contratação do seguro de carga.
O transportador fica encarregado da emissão dos documentos, como o CT-e.
A legislação e o Código de Trânsito Brasileiro (CTB) estipula responsabilidades civis tanto para o embarcador, quanto para o transportador.
Abaixo você confere algumas destas leis.
O embarcador tem as suas responsabilidades civis determinadas na legislação e no CTB.
Assim também o transportador possui alguns deveres a seguir. Entre eles, estão:
Vale ressaltar que todas as obrigações do transportador são entendidas durante o período de recebimento da carga até a sua entrega ao destinatário.
As ferramentas tecnológicas, como o TMS, funcionam de forma diferente para o embarcador e para o transportador.
O TMS proporciona integração entre estas duas inteligências, permitindo que o embarcador tenha o controle total sobre o seu negócio.
Desta forma, pode otimizar processos e reduzir custos.
Para as empresas que detêm a carga e têm o contato direto com o cliente final, este sistema pode apresentar os seguintes benefícios:
O cálculo do frete envolve variáveis como distância, peso e impostos.
Para um embarcador é inviável levar em consideração todas estas características cada vez que um cliente finaliza uma compra.
Por mais que a transportadora tenha um profissional especializado em matemática, a capacidade de análise e cruzamento de dados de um software é muito mais ágil e segura.
Um Sistema TMS para embarcador realiza os cálculos de frete a serem cobrados ao consumidor e ainda procura pela melhor relação custo-benefício em cada um dos transportadores disponíveis.
A ferramenta tem todo o trabalho de avaliar automaticamente quais são as melhores estratégias para cada tipo de viagem e encontrar o transportador que mais condiz com o tipo de operação a ser realizada.
O módulo de despachos faz a integração automática com a transportadora e os Correios para a criação de romaneio, PLP (Pré Lista de Postagem) e etiquetas.
Ou seja, o processo fica muito mais ágil na hora da expedição, o que diminui o tempo de entrega, aumenta a produtividade e melhora a qualidade do serviço.
Com o acompanhamento do trajeto em tempo real, o gestor da embarcação tem tempo hábil para contatar o cliente em casos de atrasos ou reenvios.
Além disso, este monitoramento permite notificar o consumidor a cada mudança de status na entrega e a previsão de chegada do produto, abrir chamados no atendimento para ocorrências, notificar a transportadora de alguma pendência e mais.
A ferramenta permite a criação de uma pré-fatura ao transportador.
Esse processo torna mais ágil a identificação de possíveis divergências nas cobranças feitas pela transportadora.
Se não usar a pré-fatura, o TMS faz essa identificação ao ler os dados disponíveis nos CT-e e faturas.
O sistema bate os valores e verifica se há discordância do frete pré-acordado.
Com o software é possível gerar relatórios com as informações disponíveis em tempo real.
Desta forma, o gestor tem dados atualizados para tomar as melhores decisões e ter maior controle sobre as operações.
O TMS para transportador cuida das etapas da operações de forma integrada, ágil, ampla e aprofundada.
Entre as suas principais funções, destacamos:
A integração com o Sistema ERP permite que a ferramenta tenha ainda mais usabilidade dentro do negócio.
Com tantas funções, no software apresenta diversos benefícios para quem o utiliza:
O TMS monitora todas as etapas presentes na operação da transportadora, desde a expedição da mercadoria até a entrega ao consumidor final.
A comunicação imediata, por exemplo, permite que o motorista comunique qualquer imprevisto que possa atrasar a chegada da encomenda.
Desta forma, o responsável pode solucionar a questão antes de ela virar um problema grave.
Como o sistema faz o monitoramento da frota, o gestor consegue controlar o percurso feito pelo motorista, saber exatamente o número de paradas feitas e o tempo que foi gasto em cada uma delas.
Além disso, com o sistema, o gestor de frota pode determinar quantos minutos durou a carga e descarga do veículo, gerando relatórios personalizados.
A gestão feita pelo sistema também ajuda a controlar todos os valores produzidos ao longo de todas as etapas e visualizar qual a margem de receita e despesa sobre cada setor.
É possível determinar também quanto foi faturado em cada trajeto realizado e, assim, avaliar qual embarcador é mais lucrativo para a transportadora.
Assim como no TMS para embarcador, o sistema para transportador também calcula o frete ideal a ser cobrado.
A conta é feita porque o software reúne os valores de frete de várias outras concorrentes e faz o cálculo de um valor competitivo automaticamente.
A ferramenta ainda aponta quais são as rotas mais adequadas, ajuda a controlar a documentação obrigatória, libera pagamentos e recebimentos, entre outras funções.
A partir do processamento automático de inúmeras informações, como dados de satélites, tabelas de frete, estimativa de prazo e gerenciamento de risco, o sistema avalia qual a melhor estratégia logística de transporte a ser adotada para cada tipo de viagem.
Por exemplo, o trajeto mais curto entre A e B é cheio de buracos na via e a ferramenta diz que um caminho alternativo é mais seguro e econômico a longo prazo.
Esse tipo de atitude permite que a empresa se torne muita mais assertiva na questão custo-benefício.
O TMS controla todas os gastos da transportadora contribuindo para que o gestor consiga visualizar mais facilmente qual fase pode ter corte de gastos, assim como controlar as necessidades de compras.
O sistema ainda permite a emissão de documentos fiscais e dados sobre como cada embarcador rende para o negócio.
Outra função do software é a coleta e gestão de todas as ocorrências feitas ao transportador.
Essa funcionalidade possibilita ao gestor saber exatamente em qual setor é preciso qualificar o serviço.
Com o simulador de rotas disponível no TMS é possível traçar todos os trajetos disponíveis para o mesmo ponto de chegada.
Ou seja, a transportadora consegue definir quais as rotas são mais seguras, tanto em relação de conservação das vias, quanto pelas incidências de assaltos.
A roteirização ainda permite que o gestor conheça as restrições de acesso e horários para o percurso que ele deseja e as condições de trânsito na região.
Definir uma rota previamente possibilita a identificação de quais são os postos de combustível que trabalham com a melhor tabela de preços e indicá-los ao condutor no momento em que é necessário abastecer.
Vale ressaltar que o TMS pode ser integrado aos principais rastreadores do mercado.
Ou seja, é possível ter o acompanhamento da frota em trânsito e saber a localização exata de cada um dos veículos.
Os embarcadores que precisam transportar cargas congeladas e resfriadas sabem o quanto é delicado o transporte desse tipo de mercadoria.
Além do caminhão adequado, é necessário que todo o trajeto seja feito com a temperatura ideal para que a carga se mantenha conservada.
No TMS é permitido o cadastro da temperatura mínima e máxima que o veículo pode atingir.
Com o rastreamento integrado ao sistema, fica simples identificar se houve uma alteração climática fora do limite permitido.
Se isso acontecer, a ferramenta emite um alerta para o responsável pela frota, que pode contatar o motorista sobre o problema.
A integração com os embarcadores e outras tecnologias tornam o fluxo de dados e informações entre as empresas em uma tarefa rápida e simples.
Assim, a gestão logística fica muito mais otimizada e transparente.
A emissão de documentos fiscais e a liberação de cargas são dois exemplos de funções que ficam muito mais ágeis com essa integração.
O ERP da Gestran, por exemplo, é integrado com os principais embarcadores do Brasil, oferecendo segurança, transparência e credibilidade aos clientes.
Alguns clientes são: Danone, Unilever, Natura, Lojas Americanas, Netshoes, entre outros.
Se o embarcador é o responsável pela mercadoria e precisa encontrar uma forma de transportá-la, por que ele não faz isso dentro de sua própria empresa?
São várias as razões que o levam a buscar terceirizar o transporte de cargas e outros processos logísticos.
Entre as principais motivos destacam-se:
Isso significa que as transportadoras precisam estar preparadas estrategicamente para promoverem preços atrativos aos embarcadores, proporcionar uma administração eficaz e oferecer controle total sobre todos os processos, até a entrega da carga no destino final.
Uma pesquisa feita pela Tigerlog/Guepardo Logística determinou quais são os fatores que os embarcadores mais priorizam ao buscar por um transportador:
A alta dos custos logísticos é um dos principais motivos para terceirizar o serviço de transporte.
Porém, de acordo com os apontamentos levantados no estudo, não é só esse motivo que faz o embarcador procurar pela transportadora.
A experiência da empresa no mercado, a atuação de profissionais qualificados, monitoramento seguro da carga e a gestão feita pelas ferramentas automatizadas também chamam a atenção.
Como já apresentamos, existem alguns motivos que fazem as empresas procurarem terceirizar o transporte de carga e outros processos logísticos.
Para se destacar em um mercado tão competitivo, as transportadoras podem oferecer alguns diferenciais:
Os embarcadores procuram por uma empresa que possa oferecer confiança durante todo o processo de transporte e logística.
Uma maneira de fazer isso é apostar em ferramentas que permitem a integração automática de dados entre os dois negócios.
Assim, tanto o gestor da embarcação, quanto o da transportadora conseguem acompanhar e controlar todas as informações necessárias.
A redução de custos é o principal motivo que leva um embarcador a contratar uma transportadora.
Pensando nisso, a empresa pode oferecer alguns serviços, como: encontrar melhores rotas, monitoramento do percurso, relatórios com o tempo gasto em cada uma das entregas, entre outras vantagens.
O setor de logísticas depende de uma considerável quantidade de processos, o que pode ser complexo de gerenciar.
Por esse motivo, muitos embarcadores procuram terceirizar esta área com uma empresa que realmente domine o assunto.
Entre as operações que devem ser administradas, estão as ferramentas tecnológicas, os estoques, o veículo adequado para cada tipo de transporte, a busca por rotas melhores e seguras, etc.
O uso de sistemas automatizados aparece em quarto lugar na lista de motivos pelos quais um embarcador procura uma transportadora.
A exigência é de extrema importância e é essencial para diminuir despesas logísticas, monitorar a frota, gerenciar melhor as atividades rotineiras do setor e o integrar com os outros departamentos da empresa, emitir documentos fiscais e administrar a entrega e o recebimento das cargas.
Em muitos casos, o embarcador procura terceirizar o seu serviço de logística, optando por uma transportadora que contribua com a sua organização de processos.
Redução de custos e ferramentas tecnológicas são alguns dos principais motivos.
Porém, além desses fatores, o que o contratante deve levar em conta ao fechar negócio com uma transportadora?
Em primeiro lugar, o embarcador deve procurar por uma empresa que os forneça qualidade, rapidez e comodidade.
Sempre levando em conta que o transportador é uma extensão de seus serviços e vai ser o representante do negócio perante aos clientes.
Por isso, a integração entre embarcador e transportador é tão necessária.
Estas são as características que devem ser observadas ao terceirizar o serviço de logística:
Já tratamos das diferenças entre embarcador e transportador, suas responsabilidades civis e suas relações dentro do transporte de cargas.
Mas, qual é a parte de cada um dentro deste processo?
Este é o primeiro passo para o frete acontecer. Normalmente, veículos de menor porte realizam a coleta da carga no embarcador (quem detém o produto) no centro de distribuição mais próximo.
Obrigatoriamente deve acontecer a emissão de alguns documentos fiscais, entre eles o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Em alguns casos, também deve ser usado o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
>> Para saber mais sobre as diferenças entre estes documentos, acesse nosso artigo sobre documentação eletrônica de transportadoras.
As cargas coletadas no embarcados (podem ser mais de um) são transportados até o estoque do transportador.
Lá, os profissionais analisam a melhor forma de embarcar os produtos nos caminhões e verificam se há necessidade de uma nova embalagem para o transporte.
Com as mercadorias dentro do veículo, o deslocamento até o ponto final começa a acontecer.
Se o caminhão estiver com carga de mais um embarcador, ele pode passar por diversos intermediários.
O serviço só acaba quando a última mercadoria é entregue ao último cliente da lista.
Como na maioria dos casos o transportador atua com os mais diferentes embarcadores em uma única viagem, a confirmação de recebimento do cliente é fundamental para todos os envolvidos.
O embarcador e o transportador atuam juntos para oferecer o melhor serviço para a sociedade.
E por terem funções tão próximas e ligadas, algumas atitudes são fundamentais para o controle das duas operações.
Uma delas é a confirmação de entrega pelo cliente.
Com o mercado cada vez automatizado, ágil e transparente, o consumidor deseja ter maior controle sobre sua encomenda.
Ele quer saber em que etapa está o pedido, se já está em trajeto, qual a previsão de entrega e mais.
Além de ser vantajosa para o cliente, a confirmação e o acompanhamento da carga também apresenta benefícios ao embarcador e transportador.
São os embarcadores que disponibilizam as informações em tempo real para os seus clientes.
Ou seja, ele precisa ter um canal direto com o transportador para saber como anda as operações e repassar estes dados ao seu consumidor final.
Este processo também é fundamental para a gestão de prazos dentro da empresa.
Como as transportadoras precisam ter um controle sobre diversas cargas em trânsito ao mesmo tempo.
Essa automatização garante uma gestão mais simples, segura e ágil dentro do negócio.
Para saber como um sistema TMS para gestão de transporte e logística pode ser eficaz para a sua empresa, solicite uma demonstração gratuita da equipe Gestran clicando aqui.
Veja as tendências, inovações e dicas para otimizar a sua operação
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